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Adjoint(e) exécutif (ve) (Executive assistant)
Montréal, Qc, Ca

Description

**French & English Below**
** Français et Anglais ci-dessous**


Introduction

Chez Alvéole, nous installons des ruches en milieu urbain, sensibilisant au passage des centaines d'entreprises et d’écoles quant aux abeilles et à l’apiculture.

Nous voulons faire en sorte que les gens se prennent d’affection pour les abeilles, ce qui les conduira à s’éprendre de la nature et à prendre conscience de l’impact que chaque personne peut avoir dans la préservation de l’environnement. Nous sommes une B Corp fondée en 2013, active aujourd’hui au Canada, aux États-Unis et en Europe, fière de faire partie du mouvement 1% pour la planète.

Compagnie

Ce qui vous attend? 
  • Plan d’assurance collective après trois mois de travail
  • Vacances: 6% du salaire brut accumulé au cours de l’année de référence, jusqu’à concurrence de 3 semaines, et 1 semaine supplémentaire offerte par Alvéole.
  • Du miel Alvéole!
  • Café et thé offerts gratuitement et un bel espace de travail nouvellement rénové
  • Un environnement de travail axé sur l’équipe et qui encourage l’initiative et le leadership
  • Différents événements sociaux pendant l’année
  • Ateliers de jardinage, visites de ferme et journées d'apiculture - Des activités d’équipe amusantes avec tes collègues - car Alvéole, c’est d’abord une grande famille!
  • Travailler et côtoyer des collègues aussi passionnés que toi

Équité, diversité et inclusion

À l’instar d’une colonie d’abeilles, nous croyons que la personnalité, les compétences, le parcours et l’origine uniques de chaque membre de l’équipe Alvéole sont des éléments clés à l’atteinte de notre objectif: que les gens tombent sous le charme des abeilles. Nous avons le privilège de desservir des villes uniques et visons à développer une équipe à l’image de ces espaces de vie et de travail. Ainsi, nous encourageons les personnes de tous horizons à postuler et sommes engagés dans la création d'un endroit où tout le monde se sent inclus, en reconnaissant qu'il s'agit d'un processus en constante évolution.

Aperçu du poste

Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutif de direction pour soutenir notre équipe. Relevant du PDG, l'adjoint exécutif est responsable de fournir un soutien administratif à son gestionnaire direct et aux autres membres de l'équipe.

Il s’agit d’un poste permanent à temps plein, régi selon les politiques en vigueur chez Alvéole.

Date de début: le plus tôt possible

Rôle et responsabilités
  • Recevoir, répondre, trier et transmettre de manière appropriée les appels, les courriels et toutes autres demandes internes et externes
  • Faciliter la communication et la planification avec les membres de l'équipe au nom du PDG
  • Assurer une assistance administrative générale : rédiger divers documents (rapports, notes de service, présentations, feuilles de calcul, documents de formation), gérer la correspondance, archiver les documents, notes de frais, préparer des réunions d'équipe, etc.
  • S'assurer que les échéances importantes sont respectées
  • Participer et collaborer aux réunions de direction
  • Utiliser divers logiciels, notamment des logiciels de traitement de texte, des bases de données et des logiciels de présentation
  • Gérer les préparatifs de voyage tels que les vols, les voitures, les hôtels, les réservations de restaurants et autres détails
  • Anticiper les besoins afin d'assurer un environnement de travail efficace
  • Toutes autres tâches connexes

Compétences requises
  • Minimum de 2 ans d'expérience en administration
  • Connaissance approfondie des systèmes Mac (Apple) et des outils Google
  • Compétences interpersonnelles, capacité à travail en équipe et/ou du travail autonome
  • Capacité à organiser sa charge de travail quotidienne 
  • Capacité à respecter les délais dans un environnement de travail au rythme rapide et en évolution rapide
  • Excellentes compétences de communication verbale et écrite
  • Bilingue (Francais et Anglais)
  • Sens de l’organisation, autonomie et rigueur de travail même sous pression ou dans des délais serrés
  • Bonne esprit d'équipe axé sur les solutions et un bon sens du leadership
  • À l'aise avec l’idée d'évoluer dans une entreprise en évolution et en croissance qui aime repousser les limites du possible

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Introduction

At Alvéole, we install urban beehives while educating thousands of businesses, organizations, schools, and families about bees and beekeeping along the way.

Ultimately, we want to make people fond of bees, which in turn will lead to them falling in love with nature and building awareness about the impact that each and every one of us can have in preserving our environment. We’re a B Corp founded in 2013 and active in Canada, the United States and Europe, and a proud member of the 1% for the Planet global movement.

Company

What's in It for You? 
  • Great health benefits after three months of employment
  • Vacation: 6% of the gross salary accumulated during the reference year, up to a maximum of 3 weeks, and 1 additional week offered by Alvéole
  • Free coffee and tea and a beautifully renovated office space
  • Alvéole honey!
  • A team environment that encourages initiatives and leadership
  • Social events throughout the year!
  • Gardening workshops, farm visits and beekeeping days - Fun activities with your teammates - be part of the Alvéole family
  • Work with highly talented people who are as passionate about their work as you are

Equity, diversity and inclusion

Much like the way a beehive comes together to achieve its goals, we believe that the diverse skills, personalities, backgrounds and past experiences of every Alvéole team member are key components to our growth, wellbeing, and shared goal of making people fall in love with bees. We have the privilege to serve unique cities and are dedicated to developing a workforce that reflects the spaces in which we live and work. As such, we encourage applications from persons of diverse backgrounds. We are committed to creating a place where all feel included, and recognize that this is a work in progress.

Position Overview

We are looking for a new executive assistant to support our team. Reporting to the CEO, the Executive Assistant is responsible for providing administrative support to their direct manager and other team members.

This is a full-time, permanent position, in accordance with the policies that are in effect at Alvéole.

Start Date: As soon as possible

Role and responsibilities

  • Receive, answer, sort and appropriately refer calls,  emails, and other internal and external inquiries
  • Facilitate communication and scheduling with team members across the company on behalf of the CEO
  • Provide general administrative assistance: draft various documents (reports, memos, presentations, spreadsheets, training documents), manage correspondence, file documents, expense reports, prepare team meetings, etc.
  • Ensure important deadlines are met
  • Particip​​ate and collaborate in executive meetings
  • Use various software, including word processing, spreadsheets, databases, and presentation software.
  • Manage travel arrangements such as flights, cars, hotels, restaurant reservations
  • and other details.
  • Anticipate the needs of others in order to ensure an efficient working environment
  • All other related tasks.

Required Skills

  • Minimum 2 years of executive or administrative experience
  • In-depth knowledge of Mac (Apple) systems and Google tools
  • Strong interpersonal, teamwork and autonomous working skills
  • Ability to organize a daily workload by priorities
  • Able to meet deadlines in a fast-paced, rapidly changing work environment


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